Bienvenue dans ce podcast des "Rendez-Vous des Ambassadrices et Ambassadeurs du numérique" de Nantes Université. 

La transformation numérique est avant tout une histoire humaine. La communauté des Ambassadrices et Ambassadeurs du numérique fédère des personnes souhaitant accompagner ces changements d'usages tant dans notre quotidien que dans nos implications professionnelles. Une fois par trimestre, nous irons à la rencontre de nos collègues qui ont fait le choix de faire partie de cette communauté basée sur l'entraide autour des pratiques du numérique.

• Résumé : pour ce premier épisode de 2024, nous accueillons deux invités :
  • Alizée Lucas : Archiviste - Mission Archives / Département Archives et Patrimoines (Service Commun de la Documentation)
    
  • Pierre François : chargé de mission Données de recherche - Bibliothèques universitaires (Département Systèmes d'Information et Appui à la Recherche)
    

Pour ce podcast spécial "Digital Cleanup Day 2024", Alizée et François nous parlent de leurs actions pour l'événement en tant qu'Ambassadrice et Ambassadeur du Numérique. Vous pouvez retrouver leur article "Digital Cleanup Day 2024 : une semaine pour ranger et nettoyer ses données" ainsi que toutes les autres actions organisées par les Ambassadrices et Ambassadeur du Numérique des Bibliothèques Universitaires dans la newsletter Numérique Pratique n°18 publiée sur l'intranet de Nantes Université.

Si vous aussi, vous souhaitez rejoindre la communauté, contactez-nous sur numerique.pratique@univ-nantes.fr

• Animatrice et animateur : Delphine Bouan et Jérôme Tanguy (Service de Production et d'Innovation Pédagogique - DSIN)
• Crédit musique : Cinematic Atmospheric (AdobeStock)

Bonjour et bienvenue dans ce podcast des Rendez-vous des ambassadrices et ambassadeurs du numérique de Nantes Université. Je m'appelle Delphine Bouan. Bonjour, bienvenue, je m'appelle Jérôme Tanguy. Une fois par trimestre, nous irons à la rencontre de nos collègues qui ont fait le choix de faire partie de cette communauté basée sur l'entraide autour des pratiques du numérique.

Delphine : Bonjour à toutes et tous et bienvenue sur ce podcast des Rendez-vous des ambassadrices et ambassadeurs du numérique. On est ravi d'accueillir aujourd'hui deux invités, tous les deux experts dans leur domaine et qui viennent tout juste de rejoindre la communauté. Bonjour Alizée.

Alizée : Bonjour.

Delphine : Et bonjour Pierre.

Pierre : Bonjour Delphine.

Delphine : Bienvenue à vous deux. Est-ce que vous pouvez vous présenter en quelques mots Alizée ?

Alizée : Oui, donc je suis Alizée Lucas. Je suis archiviste à l'université depuis trois ans, récemment aux Bibliothèques Universitaires depuis septembre. On a la Mission Archives à rejoint les BU en septembre dernier au sein d'un nouveau département. Et donc moi, mes missions principales, c'est le traitement des archives qui sont conservées dans nos magasins et l'accompagnement des services aux procédures réglementaires de gestion des documents.

Pierre : Et moi, je suis bibliothécaire, conservateur de bibliothèque de formation. J'ai rejoint l'université il y a un peu près un an et demi, deux ans. Et mon rôle, c'est chargé de mission sur les données de recherche. Donc mon rôle, c'est d'accompagner les équipes de recherche, notamment ceux qui travaillent sur des projets financiers, à bien gérer leurs données dans le cadre du projet, rédiger des plans de gestion de données en amont et à terme, publier les données lorsque c'est possible.

Delphine : C'est un peu un podcast un peu spécial aujourd'hui, parce qu'on va parler d'un événement international, si j'ai bien compris, qui s'appelle le Digital Cleanup Day. Et donc, tous les deux vous êtes venus aujourd'hui pour en discuter et puis surtout pour expliquer à peut-être nos auditrices et auditeurs qui ne connaîtraient pas ce qu'est le Digital Cleanup Day et en quoi consiste cet événement.

Alizée : Alors pour décrire cet événement, en fait, il s'agit à l'origine, tu me diras si je me trompe Pierre, mais d'un événement qui était dans le but de nettoyer la pollution physique dans les espaces publics, que ce soient les rues, les plages, et ça a été transposé à la pollution numérique et donc à faire en fait le ménage dans nos données. Je pense notamment dans le cadre professionnel, dans les activités professionnelles, et donc cet événement est mondial, il a lieu tous les ans à peu près à la même période et donc voilà, l'idée c'est de faire le tri dans nos données pour réduire notre impact sur l'environnement, notre impact carbone.

Pierre : En fait le principe, c'est qu'à la manière des Cleanup Day qui concernent la pollution physique, on passe tous les jours dans les rues, les parcs, les plages devant des déchets et on sait tous qu'on a quelque chose à faire là-dessus et le principe, c'est de pouvoir se dire qu'on mutualise nos forces à un moment donné, sur un sujet donné et qu'on s'y met tous ensemble. Pour les données, pour nos données, c'est à peu près pareil. On sait tous qu'on doit le faire, on sait tous qu'on peut mieux faire. Il y a rarement un jour où je me suis dit, dis donc, c'est très clean ma boîte mail, non jamais, ça n'arrive jamais, ça n'arrive jamais, en fait on doit tous s'en occuper un moment et le principe, c'est de se dire pourquoi on ne s'en occuperait pas tous en même temps, à ce moment-là, pour voir vraiment si on s'y met tous, quel impact on peut avoir.

Delphine : Ça a des actions qui sont proposées finalement dans le monde entier avec cet objectif de réduire la pollution de nos données numériques qui peuvent être déployées par rapport à l'événement international et surtout en France puisque ce sera en France, si j'ai bien compris, le 16 mars.

Alizée : Oui, voilà, tout à fait. Donc, en fait, l'idée, ça serait de donner des conseils de bonne gestion des documents numériques qui peuvent être utilisés par tout le monde, que ce soit un agent ou même à une équipe. Par tous ces petits gestes, en fait, de la même manière qu'on trie nos déchets, c'est de réduire le volume des données qui sont conservées. Quand on parle de données, on a l'impression que c'est un peu invisible. C'est du numérique, c'est invisible, mais ça a un vrai impact physique puisque ça demande des infrastructures physiques et donc des conséquences sur la pollution. L'idée, c'est de donner des petits conseils pratiques qu'on a listés.

Jérôme : Et Nantes Université participe à cet événement, j'ai compris, mondial, depuis combien de temps ?

Pierre : C'est la première année.

Jérôme : Ah, c'est la première année, d'accord, on inaugure le…

Pierre : Voilà, Karim nous a mentionné que Polytech, il avait participé aussi l'année dernière. Le but, ce serait de pouvoir impliquer le maximum de gens sur ces actions parce que plus on est nombreux à y participer, plus les retombées sont intéressantes.

Jérôme : Vous allez vous déplacer sur les campus, vous faites une visio ?

Pierre : Moi, je peux me déplacer généralement au niveau des laboratoires, puisque c'est eux que je desserre avec mes services. Mais voilà, on est sur toute la semaine, c'est du 11 au 16 mars. Donc avec le point d'orgue, le samedi peut être à un niveau individuel parce que le but, c'est de pouvoir faire en sorte qu'on le fasse à tous les niveaux. Donc oui, s'il y a de l'accompagnement à faire, bien évidemment, on sera là sur toute la semaine. On est d'ailleurs toujours, que ça soit sur cette semaine ou pas, il y a toujours moyen de nous contacter sur ces choses là.

Delphine : Parce que sur le fond, pourquoi vous avez souhaité vous impliquer cette année ?

Pierre : Pourquoi ? Parce que en fait, la situation, pas très large, mais la situation est un peu critique, notamment en termes d'infrastructure. Aujourd'hui, on est sur des volumes de données qui augmentent de manière exponentielle.

Delphine : À Nantes Université ?

Pierre : À Nantes Université mais ça concerne l'ensemble de l'enseignement supérieur et de la recherche. Les cours vidéo, notamment avec l'explosion de la visio dans le cadre de la crise du Covid, ça a été quelque chose. Et puis, au niveau de la recherche, puisque c'est le sujet sur lequel j'interviens, de plus en plus, la recherche est ce qu'on appelle data driven, c'est-à-dire alimenté par la donnée ou en tout cas résulte génère de la donnée. Et alors, on est sur des volumétries qui peuvent aller du simple au quintuple, que sais-je encore, entre quelques tableaux Excel remplis avec des données d'observation et de l'imagerie médicale générée sur des dizaines de téras. On n'est pas tout à fait sur les mêmes enjeux.

Delphine : D'accord. Et vous vous êtes senti, finalement, ambassadrice et ambassadeur cette fois-ci, cette année, pour finalement initier ces démarches à Nantes Université ?

Alizée :  En fait, Pierre, tu es venue m'en parler. En fait, c'est vrai que c'était un sujet que j'avais encore pas spécialement évoqué. Par contre, j'avais fait quelques recherches sur le sujet parce que c'est quelque chose qui commence à se faire dans les services d'archives, en fait, pas spécialement en université, mais dans des services d'archives départementales, les archives régionales, en municipalité aussi. Et donc, en fait, les archivistes accompagnent aussi sur ce type d'événement de Cleaning Day. J'ai eu la chance d'avoir des retours d'expérience à ce sujet-là sur la bonne méthode, en fait, pour lancer ces événements-là. Donc, c'était un sujet qui m'intéressait. Quand Pierre est venu m'en parler, je me suis dit super, on va pouvoir travailler ensemble.

Pierre : Et moi, j'ai pas eu l'idée tout seul dans mon coin, finalement. C'est beaucoup de collègues, notamment les collègues qui travaillent au niveau des systèmes d'information dans les structures fédératives de recherche, dans les laboratoires, les gens qui travaillent pour Glicide, les gens qui travaillent pour la SFR Santé ou des gens qui travaillent à la Maison des Sciences de l'Homme. En fait, on est tous à peu près dans l'appui à la recherche. On est tous confrontés à ce sujet. C'est que ça prend de plus en plus de place et pour pouvoir accueillir, pour pouvoir avoir l'opportunité de coordonner de nouveaux projets et donc possiblement d'héberger de nouvelles données qui vont être générées par de nouveaux projets, etc. Eh bien, il faut s'assurer un certain turnover dans la façon dont l'espace de stockage de ces systèmes d'information est géré. Et du coup, on se rend bien compte que la plupart des gros serveurs qui nous aident à héberger ces données de recherche, eh bien, on arrive plus ou moins à saturation et on n'arrive pas à gérer ce turnover, ce qui fait que potentiellement, à moyen terme, ça peut créer des problèmes très terre à terre du genre : "Ah non, on ne peut pas s'occuper d'héberger ces données là. C'est trop volumineux, on ne peut pas". Et ce qui est super dommage, puisque aujourd'hui, à une époque où on veut faire en sorte que Nantes porte des projets qui sont super novateurs et généralement, c'est quand même des projets qui génèrent de la donnée. On veut quand même pouvoir demeurer, enfin, être en mesure de pouvoir proposer les infrastructures nécessaires à ce que la recherche fonctionne normalement. Et du coup, le but d'engager une démarche comme ça, c'est un peu de se dire on a une petite sonnette d'alarme à tirer pour essayer de juguler, en fait, cette montée en puissance et puis de sensibiliser vers les équipes, mais aussi vers le haut, vers nos responsables politiques pour leur dire là, il y a un sujet et derrière, c'est aussi la capacité d'université à prendre en charge des projets de recherche qui peut être mise en cause à moyen terme. Et ça, c'est ce qu'on veut. On ne veut pas que ça arrive. On veut pouvoir proposer à l'ensemble de la communauté scientifique les outils, les infrastructures qui sont nécessaires à la recherche, tout simplement. L''idée, c'est de pouvoir se dire où sont, quelles sont les données qu'on va générer, où est-ce qu'on va les stocker pour essayer de limiter un maximum leur empreinte et puis éviter aussi tous les risques de perte, de destruction, d'obsolescence, etc. Et ça, ça se planifie. Et ça se planifie avec un document qui s'appelle le plan de gestion des données, qui est donc les documents que je travaille avec les équipes de recherche, notamment sur les projets financés, parce que les financeurs aujourd'hui demandent obligatoirement ce genre de documents. Eh bien, c'est pas forcément pour rien. C'est justement parce que ces questions-là de nommage, d'organisation, de stockage, de flux de données, de qu'est-ce qu'on garde, qu'est-ce qu'on garde pas, qu'est-ce qu'on diffuse, qu'est-ce qu'on diffuse pas, qu'est-ce qu'on protège, qu'est-ce qu'on a moins besoin de protéger. Peut-être tout ça, ça se prévoit en amont. Et plus on le prévoit en amont, plus on peut avoir une vision claire de qu'est-ce qui va être généré, qu'est-ce qui est possiblement problématique ou pas, et donc de pouvoir mettre en place les actions nécessaires derrière. Tout ça, ça se prévoit en amont. Et le simple fait d'y réfléchir, on trouve déjà des solutions et on trouve déjà des petites choses qui sont problématiques et qu'on peut corriger.

Alizée : Si je peux me permettre de remontrer sur le même sujet, du côté patrimonial, c'est vrai qu'on a aussi eu la même expansion, disons, parce qu'on est passé d'une mission archive dans un service logistique à l'origine à la DPIL. Et aujourd'hui, on est un département archive et patrimoine au sein des BU. Et donc, je trouve que ça met vraiment l'accent sur le patrimoine de l'université. Donc, l'idée, c'est d'avoir assez des moyens, en fait, pour conserver de la bonne manière notre patrimoine, en fait, via les archives et via les bonnes pratiques.

Pierre : Tout simplement. Et si on ne fait pas attention à où on met les choses et si on ne sait pas où les choses vont...

Delphine : Ah oui, un peu à la Marie Kondo.

Pierre : Voilà, c'est ça ?

Pierre : Exactement !

Delphine : J'adore les petites boîtes.

Alizée : Oui je n'y avais pas forcément pensé. Tout dans les petites boîtes.

Pierre : Mais si les choses passent dans les petites boîtes, ça va être plus facile, en fait, de remonter, de remonter à la source et dans un objectif qui est un objectif de constitution d'un patrimoine. Le but d'un patrimoine, en fait, il existe à partir du moment où on y a accès et où il est intelligible. Si on n'y a pas accès et qu'il n'est pas intelligible, c'est comme s'il n'existait pas. Donc aujourd'hui, ce qu'on essaie de faire, c'est de pouvoir au maximum le constituer, le documenter et faire en sorte qu'il soit intelligible et compréhensible pour les générations futures d'historiens, d'archivistes, de chercheurs, de curieux.Voilà.

Delphine : Très bien. Alors, moi, je suis très impressionnée parce que finalement, à vous écouter, là, vous avez vraiment, vraiment, vraiment initié cette démarche avec votre spontanéité, votre énergie et finalement votre enthousiasme pour nous contacter, pour faire en sorte que, voilà, on commence à déployer un peu de communication autour de cet événement là. Donc vous avez coécrit tous les deux un article qui va paraître sur l'intranet de Nantes Université et qui sera relayé par la Numérique Pratique. Et est-ce que vous pouvez préciser un petit peu les points que vous abordez dans cet article?

Alizée : Oui, alors, on aborde plusieurs points, notamment sur le tri, en fait, des documents, que ce soit les documents dans nos répertoires ou les documents ou les mails, en fait, dans la messagerie, avec du tri dans les pièges jointes, mais aussi la question du nommage des fichiers pour retrouver facilement les documents. Et pour trier, en fait, c'est un peu le cœur de notre métier en tant qu'archiviste, c'est de proposer des outils. Et pour ça, on a des tableaux de gestion ou des tableaux de tri des documents dans lesquels sont listés les types de documents. Et pour chaque document, on a une durée minimale de conservation. C'est vraiment réglementaire. On doit conserver ces documents. Donc, si les services ne sont pas encore en possession de ces documents, ils peuvent nous contacter pour qu'on travaille ensemble soit à l'élaboration d'un tableau, soit à leur fournir s'il existe déjà. Voilà, c'est un document important. Il ne faut pas hésiter à nous contacter.

Pierre : Et moi, si je devais dire qu'est-ce qui aurait le plus d'impact si le domaine concerné là est la recherche. D'abord, la sensibilisation et le fait de pousser soit les référents sur ces questions-là ou notamment les directeurs d'unité de recherche de s'emparer de ces sujets-là parce qu'à partir du moment où ces sujets-là sont légitimés, on peut mettre les choses en place et emmener des grandes équipes, etc. Donc, c'est commencer par impliquer d'abord les gens qui portent ces responsabilités-là. Et je suis sûr que derrière, ça fera tâche d'huile. Aujourd'hui, voilà, c'est un peu comme les déchets qui traînent au bord de la route. Ça nous embête, mais pour l'instant, c'est pas devenu assez problématique pour s'en charger. Mais je pense que c'est un peu pernicieux de réfléchir comme ça. Et que si on s'y met ensemble et de manière commune, tout l'intérêt d'un Digital Cleanup Day où on a une semaine, on s'y met tous ensemble et on a un objectif commun, c'est qu'on peut juguler ce risque-là et du coup, plus pas mieux respirer. Voilà, finalement.

Delphine : On a une petite tradition, Jérôme, dans notre podcast. On aime bien demander à nos invités un mot-clé, un mot-clé qui symbolise justement leur intervention dans notre podcast. Alors, Alizée, à toi l'honneur.

Alizée : Alors, si je devais retenir un mot, ce serait le mot transmission, parce que je trouve que c'est le mot qui traduit un peu ce qu'on est en train de faire actuellement et dans le cadre du Cleanup Day, mais aussi l'objectif de ces bonnes pratiques, c'est de transmettre, voilà.

Jérôme : Et toi, Pierre, en un mot ?

Pierre : En un mot, je dirais libérer l'espace, libérer la place pour ensuite libérer les possibilités de continuer à faire de la recherche comme il se doit, libérer la place pour les nouveaux chaînes chercheurs qui arriveront et qui pourront, je l'espère, profiter d'infrastructures qui fonctionnent pour pouvoir continuer ce super beau métier.

Delphine : Merci beaucoup. Merci beaucoup du 11 au 16 mars Digital Cleanup Day. On rappelle cet événement, évidemment, national et international. Merci Alizée et merci à toi, Pierre, d'avoir donné ce temps, communiqué toutes ces informations. Et puis bienvenue dans la communauté des ambassadrices et ambassadeurs du numérique dans l'expertise de vos métiers. Ça c'est très très précieux.

Pierre : Avec plaisir.

Alizée : Merci.

Jérôme :  Merci beaucoup et en plus de l'animation avec Delphine moi je vais rajouter un mot " Bravo".